Construção de uma ferramenta para sistematização e racionalização do processo de auditoria no Programa Farmácia Popular do Brasil: uma experiência inovadora

Até o advento da criação da ferramenta, o grande volume de dados, informações e variáveis era o maior desafio para o cumprimento das metas estabelecidas para a elaboração do relatório de auditoria. O tempo médio para execução das auditorias do Programa Farmácia Popular do Brasil (PFPB) era de dois meses, envolvendo várias pessoas na equipe e gerando demanda reprimida. Somam-se a essas dificuldades os riscos decorrentes do trabalho manual e da falta de padronização no registro dos dados. Além disso, no momento de alterar as informações havia grande dificuldade, pois fazia-se necessário refazer todos os cálculos. Assim, tornou-se indispensável a racionalização e a sistematização do processo de trabalho, utilizando-se uma metodologia ágil e eficaz para atender à demanda existente.

Objetivos: realizar as auditorias do PFPB de forma ágil, precisa e eficiente, reduzindo a demanda reprimida, com a utilização de um processo automatizado. Dinamizar o levantamento e a análise dos indicadores, o cruzamento das diversas informações, os cálculos e a elaboração dos relatórios. Descrição sucinta A Ferramenta é um processo informatizado desenvolvido em Acess e VBA, que facilita ao auditor, desde a captação e análise dos dados até a elaboração dos relatórios finais da auditoria. Seu funcionamento é realizado com o vinculo a uma planilha Excel, onde são armazenadas todas as informações. Adotou-se esse recurso com o objetivo de garantir a liberdade de utilização dos dados em diferentes técnicas, recursos e métodos. Na etapa final, a Ferramenta verifica e cruza os dados, executa os cálculos e elabora os relatórios no layout final.

Resultados: redução do tempo de realização da auditoria em cerca de 50% e do número de servidores por auditoria. Padronização do processo de trabalho. Percepção aprimorada das irregularidades e maior precisão na análise. Ampliação do período e da quantidade de medicamentos a serem auditados. Utilização em todas as unidades do Denasus. Recomendações: construção de processos semelhantes para utilização em outros tipos de auditorias, além do PFPB. Criação de um banco de dados de indicadores com os resultados das auditorias, visando subsidiar o planejamento, monitoramento e avaliação do PFPB.